Créer une entreprise 100 % à distance en 10 étapes [guide complet]

Si je devais embaucher des employés aujourd’hui, je suivrais probablement ce guide pour créer une entreprise 100 % à distance en 10 étapes. Non seulement pour des questions de sécurité sanitaire, mais aussi pour réduire les frais d’exploitation. Cela me permettrait de libérer du budget pour d’autres avantages sympas comme l’accès à des cours de yoga ou à un espace de coworking.

Comment créer une entreprise 100 % à distance en 10 étapes ?

Avant de commencer, assurons-nous que nous sommes tous sur la même longueur d’onde. Quelle est la différence entre une entreprise entièrement à distance, flexible et hybride ?

Une politique de télétravail flexible donne aux employés la liberté de travailler à distance ou sur place (en fonction de leurs envies). Ce type d’entreprise peut, par exemple, proposer du télétravail à la carte. Une entreprise hybride permet à certains employés, mais pas à tous, de travailler à distance à plein temps.

Mais une entreprise 100 % à distance (ou full remote) n’a pas de site physique où les employés viennent travailler. Les activités se déroulent exclusivement en ligne. Les employés travaillent depuis leur domicile, dans leur bibliothèque favorite, le café à côté de chez eux, un centre de coworking, etc.

1. Informez tous vos employés de cette transition vers du full remote

Si vous avez déjà eu l’occasion de travailler en full remote, vous avez dû vous apercevoir que tous vos salariés ne sont pas fans du télétravail… Et cela n’est pas grave, ce mode de fonctionnement ne convient pas à tout le monde.

Pour effectuer cette transition en douceur, déterminez un délai. Pour cela, voyez combien de temps il faut à votre entreprise pour gérer les aspects techniques liés à cette transition à savoir la résiliation du bail, la sécurisation des données en ligne, le recrutement d’un Chief Remote Officer, etc.

Une fois que vous avez choisi une date officielle pour le début du travail à distance, partagez-la avec votre équipe. Les employés de votre société devront s’y adapter. Et s’ils ont vraiment du mal à travailler seul, essayez de trouver des solutions adéquates. Vous pouvez par exemple leur offrir un pass de 10 jours par mois dans le coworking de leur choix.

2. Créez une politique de télétravail

Tout comme une politique de travail standard, une politique de télétravail décrit toutes les règles et directives relatives à ce nouveau mode de fonctionnement. En la lisant, les employés en sauront plus sur la culture de votre entreprise à distance. En outre, ils sauront ce que vous attendrez d’eux dans leur nouvel environnement virtuel.

Veillez à ce que les réponses à ces questions figurent sur la politique de télétravail de votre entreprise :

• Quels outils permettront aux employés de communiquer entre eux ?
• Y a t-il un changement des heures de travail ?
• Est-il possible de travailler partout dans le monde ou une présence en France est-elle obligatoire ?
• Quels logiciels seront utilisés pour la gestion de projet ?
• Comment la productivité et le rendement seront-ils évalués ?
• Combien de réunions hebdomadaires/mensuelles seront organisées ?
• Quelles seront les politiques en matière de pauses et de congés ?
• Quelles seront les mesures prises concernant la sûreté et la sécurité de l’espace de travail ?

3. Déterminez les horaires et les congés des employés

L’un des avantages du travail à distance est d’avoir un emploi du temps flexible.

Cependant, certains équipiers, comme les responsables du service clientèle, devront respecter des horaires précis. Alors, écrivez noir sur blanc qui peut choisir ses horaires, quand les employés doivent être disponibles, quand il est recommandé de prendre des poses, comment les employés posent des jours de maladie…

Dans cette optique, des logiciels de congés et d’absences très bien conçus vous permettront de garder un oeil sur les emplois du temps de vos salariés. Par exemple, je peux citer Figgo, OHRis Congés ou encore KAMMI SIRH. Mais si vous connaissez un logiciel de gestion RH super pratique, partagez-le-nous en commentaire !

4. Choisissez les outils que votre entreprise 100% à distance utilisera

Le travail à distance n’est devenu possible qu’au cours des dix dernières années grâce à l’essor de la technologie du cloud computing. Désormais, les équipes peuvent collaborer en ligne au lieu de travailler dans le même bureau. Or, tout cela serait impossible sans les outils de communication ci-dessous.

Logiciel de gestion de projet

Les logiciels de gestion de projet sont des outils accessibles en local ou en SaaS qui permettent aux équipes d’organiser, de suivre et de concrétiser des projets. Ces QG virtuels permettent de planifier des tâches, d’ajouter des pièces jointes, de cocher des tâches effectuées… Bref, ils sont aussi polyvalents qu’utiles.

Alors, voici les logiciels de gestion de projet les plus utilisés en 2022 :

• Trello ;
• Basecamp ;
• Asana ;
• Microsoft Project ;
• Hubspot ;
• Monday.com ;
• Zoho Projet…

Outil de stockage de fichiers

L’époque des dossiers papier est révolue ! Aujourd’hui, tous les fichiers des entreprises sont stockés sur le cloud. Et pour le coup, c’est une évolution qui a du bon ! Ces outils permettent aux employés de télécharger, partager, éditer et sauvegarder des fichiers en quelques clics. Certaines solutions gratuites font très bien le travail comme Dropbox ou Google Drive. Mais vous pouvez également choisir des outils de stockage payants et performants.

Logiciel de visioconférence et outils de communication

Des outils de communication et de vidéoconférence sont bien entendus essentiels au bon fonctionnement de votre entreprise 100% à distance. C’est ainsi que votre équipe peut collaborer de manière productive et réduire les malentendus. Pour communiquer de façon journalière, de nombreuses entreprises utilisent l’application Slack. Quant aux réunions virtuelles, vous avez l’embarras du choix : Skype, Zoom, Teams, Jitsi Meet, GoToMeeting…

Réseau privé virtuel (VPN)

Un réseau privé virtuel (VPN) peut s’avérer utile si votre équipe à distance traite des données sensibles (comme des dossiers médicaux ou des données de cartes de crédit). Cette cybersécurité renforcée protège votre société des fuites de données involontaires.

Ici encore, vous trouverez des versions gratuites et payantes de réseaux privés virtuels. Essayez-en plusieurs pour découvrir celui qui convient le mieux à vos équipes.

5. Fixez des limites et des règles claires

Tout comme les enfants, les employés ont besoin de limites. Mais ne sommes-nous pas tous de grands enfants finalement ?

Revenons à ce qui nous intéresse : les limites et les règles claires à instaurer.

Vos équipes à distance devront apprendre à communiquer et à exprimer leurs émotions à distance sans blesser ou choquer qui que ce soit. Ainsi, vous devrez par exemple fixer une limite (et des normes) quant à la fréquence des communications. Par exemple, vous pouvez instaurer une réunion à 10 h le lundi et pas de mails après 18 h le soir.

Lorsque les employés s’attendent à une réunion hebdomadaire, ils peuvent préparer des contributions pertinentes ou des questions s’ils en ont.

En outre, instaurez des règles concernant les appels virtuels. Lorsqu’une personne parle, demandez aux autres membres de l’équipe de couper leurs micros. C’est tout bête, mais cela peut altérer la qualité d’une réunion ou d’une formation. Enfin, définissez une règle pour le temps de réponse aux messages. Lors d’une transition vers la communication asynchrone, les employés peuvent prendre plus de temps pour répondre aux messages. Or, il est essentiel de faire preuve de réactivité lorsque l’on travaille dans une entreprise 100% à distance. Ainsi, il est pertinent de demander à vos collaborateurs de répondre sous X h par Slack et sous X h par mail en semaine !

6. Pensez à l’aménagement de l’espace de travail de vos employés

Pour que vos employés restent performants et motivés, pensez à l’aménagement de leur espace de travail. Car même s’ils ont tous les logiciels et outils nécessaires sur leurs ordinateurs, ils ont besoin d’un espace confortable et ergonomique pour bien travailler (chaise, bureau, repose-poignets, etc.).

Le saviez-vous ? Certains États américains exigent que les employeurs remboursent les employés pour les dépenses raisonnables (et nécessaires) liées au télétravail. Et compte tenu des événements actuels, cela ne m’étonnerait pas que cette mesure s’applique en France. Alors prenez les devants et achetez des chaises de bureau ergonomiques à vos salariés !

7. Mettez en place un processus d’intégration à distance

Un processus d’intégration à distance facilite l’adaptation des futurs talents de votre start-up ou PME ou grande entreprise. C’est ainsi que votre nouvel employé connaitra les attentes des managers et les chefs d’équipe et qu’il pourra mettre le nez dans votre politique de télétravail. En outre, c’est au début de la vie professionnelle de votre employé que tout se joue. Il ou elle doit se sentir entouré et épaulé même à distance. Il doit avec l’impression de faire partie d’un tout, d’une unité solide et indestructible.

Au cours de votre processus d’intégration à distance, vous pouvez :

• Enseigner à la nouvelle recrue comment créer un espace de travail confortable et ergonomique ;
• Expliquer comment créer et assigner une tâche ;
• Lui offrir un petit guide du vocabulaire propre à l’entreprise (si vous avez votre jargon bien à vous) ;
• Discuter des procédures à suivre pour poser des questions, faire part de ses préoccupations ou de leurs difficultés, faire des suggestions à une équipe de l’entreprise ;
• Montrer à votre nouvelle recrue comment structurer sa journée de travail et rester motiver en télétravail ;
• Lui donner les moyens de prendre soin de sa santé mentale ;
• Organiser un jeu pour lui faire rencontrer le reste de l’équipe de manière informelle.

8. Soutenez vos équipes moralement, soyez-la pour elles

En tant que chef d’entreprise, vous devez fédérer votre entreprise, même en full remote. Sans cela, vos équipiers risquent de se sentir seuls, isolés, démotivés.

Mais ne vous inquiétez pas ! Des solutions existent pour soutenir le moral de vos équipe à distance.

Pour commencer, vous devez garder le lien avec chaque membre de votre équipe et soigner votre communication. En tant que patron, vous avez tout intérêt à faire preuve d’empathie, de courtoisie et de bienveillance à l’égard de vos salariés. Il peut arriver qu’une baisse de morale surgisse de temps en temps. Si cela arrive à l’un de vos collaborateurs, prenez la chose avec du recul, proposez-lui de faire une pause et de retravailler dès qu’il le sent. Offrir de l’espace et de la liberté à vos employés quand ils en ont besoin est un très bon point de départ pour les soutenir moralement.

En outre, vous pouvez réfléchir à des idées pour renforcer la cohésion d’équipe à distance. Pour cela, je vous invite tout simplement à lire le point suivant 👇

9. Réfléchissez à des idées pour renforcer la cohésion d’équipe à distance

Si vos employés passent d’un environnement physique à un lieu de travail virtuel, ils auront plus que jamais besoin de socialisation. De ce fait, je vous conseille de créer un environnement de travail virtuel friendly et décontracté et de rassembler vos collaborateurs dès que l’occasion se présente.

Certaines équipes organisent des soirées virtuelles à thème chaque vendredi, d’autres se rassemblent lors de leur séance de fitness hebdomadaire, d’autres encore cuisinent ensemble lors d’ateliers de cuisine en ligne.

Pour maintenir l’engagement et la cohésion de votre équipe, ces moments de convivialité sont essentiels. Vous pouvez aussi proposer des pauses virtuelles ou leur transmettre cette liste d’activités artistiques à faire chez soi. Ainsi, ils pourront comparer leurs oeuvres, se donner des notes ou jouer aux artistes à plusieurs.

10. Embauchez plus d’employés à distance

Je ne vais pas vous mentir : cette transition risque d’en refroidir certains. Alors, prenez les devants et embauchez quelques employés en amont de la création de votre entreprise 100% à distance. Mais attention : précisez bien dans l’offre d’emploi qu’il s’agit d’une mission en 100% télétravail [type de contrat]. Ainsi, vous augmenterez vos chances de trouver la perle rare.

Créer une entreprise 100 % à distance : en bref

Vous avez suivi ces 10 conseils ? Bravo ! Vous serez prêt à créer votre entreprise 100% à distance et à devenir l’un des premiers à le faire… N’hésitez pas à partager les étapes de cette transition sur vos réseaux sociaux professionnels. Je suis sûre que cela donnera envie au plus grand nombre de candidats de vous rejoindre. Et peut-être même que vous inspirerez d’autres entreprises à faire comme vous. Qui sait ?

Encore quelques minutes devant vous ? Alors, découvrez vite les 4 grandes tendances de l’immobilier de bureau.

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