Dans votre entreprise, les visioconférences sont aussi barbantes que les réunions au bureau ? 💤 Une personne parle, les autres écoutent et une session de débat ou de questions / réponses s’en suit ? Et si vous faisiez bouger les lignes ? En télétravail, de nombreux moyens existent pour rendre ses visioconférences interactives et captivantes. Voici 7 bonnes pratiques à tester pour (re)donner vie à vos réunions à distance !
1. Choisir un animateur à l’aise en communication à distance
Vous vous souvenez de ces cours d’histoire interminables au lycée ? Les cours où le prof arrive, s’assoit, récite son texte sans lever les yeux une seule fois vers la classe, n’interagit pas avec ses élèves et les laisse bavarder entre eux. Eh bien, vous avez là le parfait exemple de ce qu’il faut éviter si vous voulez rendre vos visioconférences interactives.
Dans l’idéal, je vous conseille de choisir une personne éloquente et à l’aise à l’oral pour mener la réunion. L’animateur de la visioconférence doit être en mesure de poser des questions pertinentes et de rebondir sur les commentaires des participants de manière amusante et appropriée. Il doit également parler la langue commune à tous, notamment si vous êtes en charge de la gestion d’une équipe internationale à distance. Si c’est vous, tant mieux ! Mais si une autre personne correspond davantage à cette description, pourquoi ne pas lui attribuer ce rôle ?
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Des formations sont spécialisées dans la communication en visioconférence. Cela peut être une bonne solution pour apprendre à maîtriser les codes de la communication en visio et à offrir une expérience aux petits oignons à votre équipe.
2. Préparer un fil conducteur et garder un oeil sur sa montre
Pour qu’une visioconférence ne paraisse pas plus longue qu’elle ne l’est, l’animateur ou animatrice doit avoir son fil conducteur en tête. Par fil conducteur, j’entends :
- les objectifs de la réunion ;
- les sujets à aborder et leur ordre ;
- les intervenants et leur temps de parole (si nécessaire).
Vous devrez également porter la casquette du maître du temps. Si la réunion dure 30 minutes sur Google Agenda, elle doit durer 30 minutes et pas une de plus. Le fait de respecter votre timing montrera à vos collègues et partenaires que vous valorisez leur temps.
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Pour optimiser chaque minute de la réunion à distance, vous pouvez fixer des règles. Par exemple, vous pouvez demander aux participants d’utiliser la fonction « lever la main » lorsqu’ils ont une question. Vous pouvez aussi préciser en début de réunion que vous répondrez aux questions en fin de réunion et que si le temps manque, vous répondrez à chaque participant en one-to-one sur Slack.
3. Débuter la visioconférence par une activité brise-glace
Pour rendre vos réunions à distance interactives, vous pouvez commencer par une activité brise-glace (ou icebreaker en anglais). Il peut s’agir d’une question rapide ou d’une petite activité, mais quoi qu’il en soit, cette animation ne doit avoir aucun rapport avec la réunion.
Choisissez une question qui parle à tout le monde (Quel est votre livre préféré du moment et pourquoi ? L’ananas a-t-il sa place sur une pizza ?) puis laissez tout le monde répondre. Donnez à chaque participant quelques minutes pour répondre et interagir sur le sujet afin de créer un moment d’échange convivial et inclusif.
Avec le temps, les membres de l’équipe apprendront à mieux se connaître et ils instaureront une relation de confiance, essentielle à la cohésion du groupe. Cela peut être bénéfique à votre culture d’entreprise à distance.
4. Ne pas hésiter à partager son écran et/ou des visuels
Une visioconférence où une personne vous parle d’un tableau Excel ou d’un outil sans pouvoir le voir, c’est frustrant. Alors, il ne faut pas hésiter à partager votre écran à vos interlocuteurs ! Cela rend la réunion plus claire, interactive et efficace.
De manière générale, je vous encourage à intégrer un maximum de visuels à vos visioconférences : infographies, vidéos, tableaux, exemples de sites, présentations PowerPoint… Ces ressources seront des alliés de taille pour retenir l’attention de votre audience.
5. Utiliser un outil de prise de notes alimenté par IA
Un logiciel de prise de notes alimenté par IA est capable :
- de retranscrire les échanges de la réunion à distance ;
- de générer des résumés ;
- de faciliter la transmission des notes aux absents et absentes.
Plus besoin de secrétaire, tout le monde peut écouter attentivement et être actif dans les interactions. Un logiciel de prise de notes rendra donc vos visioconférences interactives pour tout le monde. Personne ne devra « se sacrifier » pour prendre des notes (plus ou moins précises) tout au long de la réunion.
6. Privilégier les visioconférences en petit comité
Les réunions en petit comité ont plus de chance d’être interactives que les réunions à 30 personnes. Même si cela peut paraître évident, il est important de le rappeler.
Dès que le nombre de participants dépasse 10, la réunion s’apparente davantage à une assemblée générale ou à un webinaire. Cela ne signifie pas qu’il faille limiter chaque réunion à 10 participants, mais si vous dépassez ce nombre, les chances d’interactions s’amoindrissent.
Vous pouvez aussi choisir d’alterner des réunions en petit comité et des réunions avec un plus grand nombre d’invités en fonction du sujet à traiter.
7. S’assurer de la qualité du matériel de tous les participants
La qualité du son et de l’image joue un rôle essentiel dans le bon déroulement d’une visioconférence. Un micro qui grésille, un casque défaillant ou une connexion instable peuvent rapidement rendre l’échange inconfortable et nuire à l’expérience du salarié.
Assurez-vous que les membres de l’équipe utilisent un casque fait pour le télétravail ou des écouteurs sans fil avec micro intégré. Cela permet à tous d’obtenir un son plus clair et limite les bruits parasites. Il est également de votre ressort de vérifier que tous les participants sont équipés d’une connexion wifi performante et d’une webcam adaptée au télétravail.
Enfin, n’hésitez pas à rappeler quelques bonnes pratiques en début de réunion :
- tester son matériel avant la réunion ;
- choisir un endroit calme ;
- couper son micro lorsqu’on ne parle pas ;
- activer la caméra si le contexte s’y prête.
Récap’ des bonnes pratiques pour rendre ses visioconférences interactives
Pour rappel, voici ce que vous devez mettre en place pour rendre vos visioconférences plus interactives :
- choisir un animateur à l’aise en communication à distance ;
- préparer un fil conducteur et garder un oeil sur sa montre ;
- débuter la visioconférence avec une activité brise-glace ;
- ne pas hésiter à partager son écran et/ou des visuels ;
- utiliser un outil de prise de notes alimenté par IA ;
- privilégier les visioconférences en petit comité ;
- s’assurer de la qualité du matériel de tous les participants.
Et maintenant, vous avez toutes les cartes en main pour rendre vos visioconférences plus agréables, pertinentes et participatives. Si vous avez d’autres bonnes idées, je vous invite à les ajouter dans un commentaire pour que tous les lecteurs de Passion Télétravail puissent en profiter !
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