Les Alpes, les Pyrénées, le Massif central, les Vosges et le Jura offrent des paysages époustouflants, aussi bien en été qu’en hiver. Ce sont d’excellents spots pour organiser un événement d’entreprise à la montagne. Mais voilà : même si vous rêvez grand, beau et mémorable, l’organisation d’un séminaire en altitude ne s’improvise pas. Voici les étapes à suivre pour réunir vos collaborateurs et collaboratrices dans les meilleures conditions.
🗝️ Les points clés de ce guide :
– Pour organiser au mieux votre séjour, vous devez avoir 1 objectif en tête (plaisir, travail ou un mix des deux) ;
– En hiver, vous devrez penser à plusieurs aspects pratiques (prévoir des chaînes si vous empruntez la voiture pour gravir la montagne, un budget location de skis, des alternatives en cas d’enneigement insuffisant…) ;
– Vous devrez souscrire à une RC Organisateurs, une garantie Individuelle Accident et une assistance rapatriement/secours en montagne.
1. Définir l’objectif de votre événement
Première question à vous poser : pourquoi organiser un événement d’entreprise à la montagne ? Est-ce pour rapprocher vos salarié·es habituellement en full remote ? Pour les féliciter pour les excellents résultats obtenus ? Pour fêter Noël dans un lieu magique ? Ou pour réfléchir aux objectifs du prochain semestre ?
Il y a 3 grandes options possibles :
- pour le plaisir ;
- pour le travail ;
- pour un mix entre travail et plaisir.
La réponse à cette question vous permettra de mieux appréhender le programme de la semaine.
S’il y a un objectif business derrière le voyage, vous devrez trouver un lieu qui s’y prête (avec salle de conférence, par exemple) et prévoir des créneaux horaires où l’équipe sera en train de brainstormer / travailler.
Si le séminaire est uniquement dédié au plaisir, alors vous pourrez prévoir plus d’activité et trouver un lieu moins professionnel comme un logement Airbnb adapté au télétravail ou un glamping.
Vous avez votre objectif en tête ? Alors, passons à la deuxième étape !
2. Budgétiser le séjour
La deuxième étape, et non des moindres, consiste à lister tous les postes de dépense à prévoir lors de votre incentive d’entreprise.
Il faut notamment prendre en compte :
- le transport : billets de train, d’avion, location de véhicules ou de minibus pour rejoindre le lieu de villégiature, ainsi que les trajets sur place ;
- l’hébergement : nuitées en hôtel, chalet, résidence de tourisme ou logement Airbnb, en tenant compte du nombre de participants et de la durée du séjour ;
- la restauration : petits-déjeuners, déjeuners, dîners, pauses café, ainsi que d’éventuels repas au restaurant ;
- la location de salles : espaces de réunion, de conférence ou de coworking équipés (vidéoprojecteur, wifi, sonorisation) si l’événement d’entreprise à la montagne a une dimension professionnelle ;
- les activités et animations : ski, randonnée, activités de team building, chien de traineau, spa, ou toute prestation liée aux loisirs de montagne ;
- le matériel et les équipements : location de matériel de ski ou de randonnée, équipements audiovisuels, goodies ou cadeaux pour les participants ;
- l’assurance et la sécurité : assurance annulation, assurance rapatriement, ou encore les frais liés à un encadrement professionnel pour les activités à risque (moniteurs, guides de montagne) ;
- la marge de sécurité : une enveloppe supplémentaire (10 à 15 % du budget total, par exemple) peut être utile pour anticiper les imprévus.
Dès lors, vous pourrez faire valider votre budget à qui de droit !
3. Penser saisonnalité et logistique
Pour organiser un événement d’entreprise à la montagne en décembre ou en février pour skier avec vos salarié·es, vous devrez bien calculer la période de l’année à laquelle vous irez. Car c’est bien connu : il y a de moins en moins de neige en station.
Pour la même raison, je vous conseille de choisir une station suffisamment haute si vous souhaitez skier (1500 mètres d’altitude ou plus idéalement) et de prévoir des chaînes/chaussettes à neige amovibles. Celles-ci sont obligatoires dans certaines régions à certaines périodes de l’année (cf. Loi Montagne). Enfin, veillez à prévoir des alternatives en cas d’enneigement insuffisant (exemple : raquettes, luge, patinoire…).
Si vous choisissez la montagne au printemps ou en été, vous n’aurez pas à vous soucier de ces aspects logistiques. Les hébergements type chalets ou refuges d’altitude sont souvent plus disponibles qu’en hiver, avec parfois des options originales (nuit en refuge, bivouac encadré). Vous n’aurez pas non plus à prévoir un budget pour la location de skis / snows / chaussures de ski.
Enfin, et cela s’applique à toutes les saisons, évitez de proposer une semaine de séminaire pendant les vacances scolaires. Vos collaborateurs et collaboratrices devront probablement gérer leurs enfants à cette période. Vous risquez donc de vous retrouver avec un fort taux d’absentéisme !
4. Élaborer un programme convaincant et varié
Été comme hiver, les montagnes françaises sont la scène de nombreuses activités qui séduiront forcément vos collaborateurs. La clé d’un programme réussi réside dans l’équilibre entre moments de cohésion, temps de travail et instants de détente pure.
Voici quelques idées d’activités en hiver :
- chiens de traineau ;
- raquettes ;
- ski / snow ;
- feu de camp ;
- randonnée de VTT électriques sur neige ;
- construction d’un igloo géant ;
- Yuki Gassen (la vraie bataille de boules de neige sportive) ;
- Mountain Kart, etc.
Et quelques idées d’activités pour l’été :
- stage de survie en forêt ;
- randonnée pédestre ;
- randonnée équestre ;
- VTT ;
- escalade ;
- cani-randonnée relié à un husky ;
- bivouac ;
- canyoning aquatique ;
- Mountain Kart, etc.
Lieu, activité, organisation de sessions de travail… Des entreprises comme Chateauform peuvent vous accompagner dans l’organisation de votre événement entreprise montagne.
5. Trouver le lieu idéal
L’heure est venue de trouver un lieu adapté à un séminaire en montagne. Celui-ci devra avoir assez de chambres pour loger tous vos collaborateurs. Il devra également disposer d’espaces de travail confortables et bien équipés :
- salle de réunion modulable ;
- connexion Wi-Fi fiable ;
- matériel audiovisuel (vidéoprojecteur, écran, système de sonorisation).
Et cela est très important à vérifier lorsque l’on cherche à organiser un événement d’entreprise à la montagne. Car pour être partie en vacances à la montagne plus d’une fois, je peux vous assurer que de nombreux villages ne disposent pas de wifi.
Enfin, pensez à la restauration ! Un séminaire réussi passe aussi par de bons repas. Vérifiez si l’établissement propose un restaurant sur place, avec des menus adaptés aux régimes spécifiques de vos collaborateurs (végétarien, sans gluten, allergies alimentaires). Et si possible, privilégiez des produits locaux et de saison, en accord avec l’esprit montagnard de votre événement.
6. Souscrire les assurances requises
Si c’est la première fois que vous vous attelez à l’organisation d’un tel séjour, sachez que vous aurez besoin d’assurances.
Tout d’abord : la Responsabilité Civile Organisateurs (RCO). Cette assurance de base couvre l’entreprise organisatrice en cas de dommages causés à des tiers pendant l’événement.
📌 Exemple : à ski, un collaborateur blesse accidentellement un autre participant ou un promeneur.
Vous aurez également besoin d’une garantie Individuelle Accident et une assistance rapatriement/secours en montagne sans limite d’altitude.
💡
Si votre entreprise dispose déjà d’une RC Pro, vérifiez qu’elle couvre bien les événements hors les murs et les activités extérieures. Dans le cas contraire, vous devrez souscrire une assurance spécifique.
Organiser un événement d’entreprise à la montagne : le récap’
L’organisation d’un événement d’entreprise à la montagne n’est certes pas la mer à boire, mais elle exige une certaine rigueur et une bonne dose d’anticipation.
Voici, pour rappel, les étapes à franchir pour profiter de la poudreuse avec vos salarié·es d’ici peu :
- définir l’objectif de votre événement ;
- budgétiser le séjour (et faire valider le chiffrage si besoin) ;
- penser saisonnalité et logistique ;
- constituer un programme convaincant et varié ;
- trouver le lieu idéal ;
- souscrire les assurances requises.
Et maintenant, voici 12 idées de team building à distance à tester !
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