Vous vous sentez obligé·e d’ouvrir Slack ou votre boîte mail plusieurs fois par heure au lieu de vous concentrer sur votre travail ? Vous êtes victime de présentéisme numérique. Et vous êtes loin d’être la seule personne dans ce cas ! Dans une étude menée auprès de 2 000 personnes, Gitlab a révélé que 54 % des individus en souffraient. Alors, quelle est la définition de présentéisme numérique ? Quels sont ses dangers ? Et quelles pratiques mettre en place dans un environnement Remote First pour y remédier ?
La petite définition du présentéisme numérique
On parle de présentéisme numérique lorsqu’un télétravailleur est TROP disponible, soit parce-qu’il travaille le week-end, soit parce-qu’il fait des journées à rallonge, soit parce-qu’il ne prend jamais de pauses…
Le présentéisme numérique ne consiste pas simplement à être présent lorsque l’on est censé l’être.
C’est être trop présent.
Les causes du présentéisme numérique
Traditionnellement, le présentéisme signifiait rester tard au bureau.
Mais avec l’essor du télétravail, le bureau n’a plus de limites physiques.
Il est partout : dans votre chambre, vous recevez les notifications Slack sur votre téléphone, à l’heure de dîner, vous entendez une notification mail sur votre ordinateur resté allumé…
À cause du présentéisme numérique, la frontière entre le travail et la vie privée n’est plus aussi nette, si bien qu’il est tentant de continuer à travailler alors qu’on n’est pas censé le faire.
D’autres facteurs augmentent le présentéisme numérique, notamment :
- les cultures de travail où les managers s’attendent à une grande disponibilité de leurs équipiers (parfois, cela peut même aller à devoir être disponible 24h/24 et 7j/7) ;
- un manque de confiance de la part de la direction ;
- des collègues qui travaillent dans des fuseaux horaires différents ;
- le manque de ressources.
Pourquoi le présentéisme numérique est le majeur fléau du télétravail ?
Selon une étude d’OpinionWay réalisée auprès de 839 actifs, 81 % des personnes interrogées jugent les pauses « indispensables » sur le plan mental et 76 % sur le plan physique. Il est donc évident que le manque de pauses va altérer votre bien-être et augmenter votre stress. Cela a un impact négatif sur votre niveau de productivité, votre engagement et, en fin de compte, sur vos résultats.
Alors, comment mettre un terme à ce phénomène super néfaste ?
Les bonnes pratiques à mettre en place pour y remédier
1. Montrer l’exemple (pour les managers)
Vous êtes à la tête d’une équipe ? Alors, pour lutter contre l’hyperconnectivité et instaurer un climat de confiance au sein de votre équipe en télétravail, je vous invite à montrer l’exemple en suivant les conseils que je vous présente ci-dessous. Je vous conseille également de partager cet article à vos équipier·es pour les encourager à vous imiter. Enfin, et pour mettre les petits plats dans les grands, vous pouvez organiser une réunion afin de transmettre ou de rappeler les règles de connexion au travail.
2. Fixer des plages de deep work (travail en profondeur)
Le deep work ou travail en profondeur en français désigne un état de concentration maximale qui vous permet de réaliser des tâches complexes en un temps réduit. Pour le mettre en pratique, il vous suffit de diviser votre journée de travail en plages horaires. Puis, d’attribuer une tâche spécifique à chaque plage horaire. Vous pouvez placer les tâches les plus complexes le matin et les tâches ordinaires ou superficielles l’après-midi ou le contraire, selon votre tempérament.
La règle d’or à suivre pour que cette méthode fonctionne est la suivante : ne pas ouvrir ses mails, ses réseaux sociaux ou ses outils de communication lors de la réalisation de ces missions. Entre deux tâches en revanche, vous pouvez inclure un créneau de 10 minutes pour répondre à vos mails.
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Pour rester concentré·e en télétravail, je vous conseille d’écouter une playlist motivante mais qui ne vous déconcentre pas.
3. Instaurer un délai de réponse maximal
Pour éviter le présentéisme numérique dans votre entreprise en full remote, vous devez fixer des limites. Par exemple, vous pouvez définir un délai de réponse idéal (exemple : en moins d’une heure) et/ou un délai de réponse maximal (exemple : deux heures). En cas d’urgence, un processus spécifique peut être mis en place (ex : passer sur WhatsApp).
D’autres méthodes peuvent vous aider à imposer des limites saines au sein de votre équipe. Voici quelques exemples :
- fixer des objectifs clairs et des deadlines précises ;
- donner une formation à ses salarié·es sur la priorisation des tâches et la gestion du temps ;
- demander à ses équipier·es d’indiquer dans leur statut Slack lorsqu’ils sont en congés (avec leur date de retour au bureau) ;
- les encourager à désactiver leurs notifications en dehors des horaires de travail ;
- leur demander régulièrement si leur charge de travail est acceptable pendant leurs heures de travail normales.
4. Documenter le moindre processus pour faciliter l’accès à l’information en autonomie
Pour que les notifications Slack se fassent aussi rares que possible, mieux vaut documenter tous les processus au sein de votre entreprise. Ainsi, si une personne du service marketing recherche les bonnes pratiques pour concevoir un ebook, elle pourra consulter la base de données des graphistes sur le sujet, sans avoir à leur demander directement. Bien sûr, cela fonctionne aussi pour les membres d’une même équipe.
5. Mettre à jour son statut d’indisponibilité sur Slack
Enfin, je vous conseille d’encourager vos salarié·es à mettre à jour leur statut Slack (ou logiciel équivalent) lorsqu’ils sont indisponibles. En pause déjeuner, en balade ou en visioconférence, il est important d’informer toute son équipe de son statut pour ne pas qu’un équipier attende votre réponse impatiemment. À distance, un simple statut « en ligne » « hors ligne » est une vraie bénédiction pour télétravailler sereinement en équipe.
Dangers du présentéisme numérique et moyens de les éviter : le récap’
Pour résumer, le présentéisme numérique consiste à être trop présent, trop disponible, trop connecté, à distance. Pour mettre des barrières saines entre votre vie pro et votre vie privée, il est indispensable de vous détacher de cette envie d’être sur tous les fronts, tout le temps.
Pour cela, voici quelques pistes à explorer :
👼🏻 Montrer l’exemple ;
🕰️ Fixer des plages horaires de deep work (= travail en profondeur) ;
🗨️ Instaurer un délai de réponse acceptable ;
📚 Tout documenter pour faciliter l’accès à l’info de manière autonome ;
🔴 Mettre à jour sa disponibilité sur Slack.
Et maintenant, voici 5 leçons à tirer de l’organisation en full remote chez Blablacar.
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