Dans l’entreprise D, comme désordonnée, Lucie télétravaille depuis Bali et se connecte à Slack 6 heures après ses collègues. Georges, lui, a l’habitude de télétravailler hors du domicile, alors que cela est interdit pour des raisons de sécurité. Benoît, le boss, est déboussolé et ne sait plus quoi faire pour maintenir l’ordre au sein de son équipe hybride. Heureusement, il peut s’appuyer sur un document très utile : la charte de télétravail. Voici la définition, le rôle, les éléments et le mode d’emploi pour mettre en place une charte de télétravail.
Qu’est-ce qu’une charte de télétravail ? (définition)
Une charte de télétravail un document rédigé par l’employeur ou le service RH qui encadre et régule les pratiques liées au télétravail au sein d’une entreprise. Elle fixe les règles, les conditions, et les modalités du travail à distance, en précisant les droits et obligations des télétravailleurs et de l’employeur. Par exemple, elle peut mentionner quels secteurs d’activité ont le droit de télétravailler et combien de jours par semaine.
Ce document est distribué à un ou une salarié·e dès lors qu’il ou elle travaille à domicile une fois par semaine. Même s’il est facultatif, il s’avère très utile dans la pratique puisqu’il permet à tous les télétravailleurs et à toutes les télétravailleuses de suivre les mêmes directives et d’être traités à la même enseigne. Cela permet aussi de sécuriser la pratique du télétravail.
Les éléments obligatoires d’une charte de télétravail
Chaque entreprise est libre de définir ses propres règles en matière de télétravail. Mais toutes les chartes de télétravail doivent mentionner :
- la fréquence du télétravail ;
- les conditions ou critères d’éligibilité ;
- la procédure de formalisation individuelle ;
- la plage horaire de joignabilité ;
- les modalités de contrôle du travail et d’évaluation de la charge ;
- le matériel et les logiciels mis à disposition (équipements fournis par l’entreprise, utilisation d’un VPN, paiement de l’abonnement wifi…) ;
- les règles d’usage des outils et de sécurité de données ;
- la suspension et la terminaison du télétravail.
Les éléments facultatifs d’une charte de télétravail
D’autres éléments sont secondaires.
Voici lesquels :
- un rappel du cadre légal applicable ;
- les modalités de planification et d’annulation des jours de télétravail ;
- la procédure de candidature et de validation ;
- l’accompagnement proposé et/ou la formation proposée ;
- le temps de travail durant les jours de télétravail (généralement de 7 heures) ;
- les règles de santé et de sécurité en télétravail ;
- les modalités d’indemnisation des coûts du télétravail ;
- la durée d’application de l’accord ou de la charte.
La charte de télétravail peut mentionner des cas spécifiques comme l’accès au télétravail des femmes enceintes, des travailleurs handicapés ou des salarié·es aidant un enfant, un parent ou un proche.
Enfin, il ne faut pas oublier de mentionner les lieux où les salarié·es ont le droit de télétravailler : depuis un café à proximité de chez eux ? Un coworking ? L‘étranger ? Un logement Airbnb ? N’importe où tant qu’il n’y a pas de décalage horaire ? Cette information est cruciale et elle risque de vous être demandée en entretien d’embauche.
Comment mettre en place une charte de télétravail ?
1. Évaluer les besoins des salarié·es et le niveau de flexibilité à mettre en place
Première étape : sonder vos salarié·es sur leurs envies et besoins. Quel rythme de télétravail leur conviendrait le mieux ? Depuis quel endroit comptent-ils télétravailler ? Ont-il des demandes particulières ? Ce petit questionnaire, que vous pouvez créer très facilement sur Google Forms, vous permettra de prendre la température du côté des principaux intéressés. Après tout, certaines personnes rêvent peut-être de full remote depuis des années mais n’ont jamais osé vous en parler…
2. Consulter le comité social et économique (CSE) de l’entreprise
Le comité social et économique (CSE) est obligatoire dans toutes les entreprises d’au moins 11 salarié·es. Si votre organisation est concernée par cette contrainte, vous devez obligatoirement partager votre charte de télétravail avec le CSE afin d’obtenir son avis et son approbation ! En revanche, si votre entreprise comprend 10 salarié·es ou moins et que vous n’avez pas de CSE, vous pouvez passer directement à l’étape suivante.
3. Rédiger la charte de télétravail
Il est temps de rédiger votre charte de télétravail. Vous devrez y inclure les modalités pratiques (les aspects liés aux équipements, à la sécurité, aux horaires, et aux obligations des télétravailleurs), les critères spécifiques (ancienneté, performance, etc.) à respecter pour bénéficier du télétravail et les aspects techniques. Pour vous aider à ne rien oublier, je vous conseille d’utiliser un modèle de charte de télétravail comme celui de Payfit (téléchargeable gratuitement en un clic).
4. Signer et distribuer la charte à l’ensemble de ses collaborateurs
Cette étape est obligatoire, aussi bien pour l’employeur que pour l’employé·e. Pensez bien à prévoir une clause d’adhésion où les employé·es concerné·es peuvent signer la charte pour confirmer leur accord.
5. Recueillir des feedbacks et effectuer les ajustements nécessaires
Ce n’est pas tout ! Une fois que vous aurez diffusé la charte à l’ensemble de votre personnel, vous devrez recueillir leurs feedbacks. Là aussi, vous pouvez utiliser un formulaire Google Forms pour poser des questions comme : selon vous, la charte de télétravail de l’entreprise est-elle complète ? Y a-t-il des zones d’ombre à éclaircir ? Êtes-vous d’accord avec tous les articles de la charte ou avez-vous besoin de plus de flexibilité ? Auquel cas, quels points souhaiteriez-vous modifier ?
Charte de télétravail : ce qu’il faut retenir !
En somme, la charte de télétravail n’est peut-être pas obligatoire, mais elle est in-dis-pen-sa-ble ! Grâce à elle, vous pouvez mettre au clair les pratiques liées au travail à distance dans votre entreprise et expliquer facilement votre fonctionnement aux nouvelles recrues. Cela permet aussi de traiter l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices à la même échelle (s’ils ont tous accès à +/- les mêmes droits), ce qui est souvent très apprécié.
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