Vos salarié·es font du télétravail 1 jour par semaine ? 15 jours par mois ? En full remote ? Dans tous les cas, vous devez vérifier que leurs tâches sont bien remplies et qu’ils ne frôlent pas le burn-out. Autrement dit, vous devez vous assurer que vos employé·es ne travaillent ni trop ni pas assez depuis leur domicile. Pour contrôler ses salariés en télétravail sans les espionner, j’ai réuni 5 moyens concrets et faciles à appliquer.
1. Utiliser une badgeuse virtuelle
La badgeuse virtuelle permet de pointer les horaires de travail de vos salarié·es où qu’ils se trouvent : chez eux, dans un coworking à Bordeaux, dans le jardin d’un ami, etc. Chaque salarié·e possède un identifiant unique qui permet à la badgeuse de le reconnaître lorsqu’il se connecte. Les horaires d’arrivée et de départ sont consignés dans le logiciel, ce qui permet d’éviter les conflits entre les salarié·es.
Sans compter qu’ils peuvent signaler le temps passé sur telle ou telle activité. Cela vous permet de cerner les tâches qui prennent le plus de temps à vos collaboratrices et collaborateurs. Prenons l’exemple de Marion au secteur RH. Il lui arrive de passer des journées entières sur l’édition des fiches de paie en fin de mois. À cette période, il est essentiel de ne pas lui donner de missions supplémentaires. Elle est déjà bien occupée !
2. Réaliser une feuille de temps
Une feuille de temps permet de mesurer le temps alloué à un projet en fonction des objectifs à atteindre. En général, la réalisation d’une feuille de temps s’effectue sur une semaine avec le détail de chaque journée de travail. Mais elle peut aussi être réduite à une journée ou s’étendre sur un mois.
La feuille de temps a pour vocation d’encourager les salarié·es à accomplir leurs tâches dans les temps impartis. Elle les responsabilise et automatise le suivi du travail de ses collaborateurs. Mais attention : cela peut être chronophage et contraignant de les remplir. Je vous conseille de consacrer cette technique à des journées de travail très stratégiques.
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Pour aller plus loin, voici comment mesurer la productivité des salariés en télétravail.
3.Checker la messagerie pro de ses salarié·es
Pour le coup, si vous souhaitez contrôler vos salariés en télétravail sans les espionner, c’est raté. Le fait de surveiller leurs communications par e-mail risque de leur donner la sensation d’être observé. Mais sur le plan juridique, vous avez tout à fait le droit de surveiller les échanges de mail et via les « tchats » (Slack, Trello, Notion) de vos salarié·es.
Mais attention, cette pratique doit « rester raisonnable » et ne pas affecter la productivité des salarié·es. Par exemple, vous ne pouvez pas exiger de recevoir tous les messages entrant ou sortant de la messagerie d’un·e salarié·e en copie automatique. Cette pratique est clairement considérée comme abusive.
Autre point important : vos collaborateurs et collaboratrices doivent être conscient·es que leurs e-mails peuvent être relus par vos soins ! 🧠
4. Organiser des réunions virtuelles régulières
Pour un travail collaboratif basé sur la confiance, il n’y a rien de plus efficace qu’une bonne réunion. Ces échanges formels ou informels selon les cas sont précieux. Ils permettent de :
- consolider le lien entre le manager et le ou la salarié·e ;
- s’exprimer (charge de travail, conditions de travail, envie de changement…) ;
- valoriser le travail des salarié·es (« nous sommes heureux de t’avoir dans l’équipe », « ton travail est réellement précieux pour nous ») ;
- clarifier un point et d’éviter les malentendus ;
- présenter un processus (via le partage d’écran), etc.
Ainsi, je vous recommande d’organiser des réunions virtuelles en one-to-one ou en groupe dès que vous en ressentez le besoin. À force, elles entreront dans la routine et remplaceront les réunions physiques.
5. Contrôler la connexion des salarié·es au serveur de l’entreprise
Last but not least, sachez qu’il est possible de contrôler la connexion des salarié·es au serveur de l’entreprise. Ici, l’objectif est le même qu’au point n°1, à savoir : savoir quand les salarié·es travaillent ou non. Cette technique est de loin la plus répandue pour contrôler ses salariés en télétravail sans les espionner.
Elle se met en place naturellement. Si votre entreprise utilise Slack, vos salarié·es activent leur statut lorsqu’ils sont disponibles pour répondre aux sollicitations de leurs collègues. Ainsi, il vous suffit de jeter un oeil à leur statut pour savoir s’ils respectent ou non leurs horaires de travail. Et cela va dans les 2 sens. Les salarié·es doivent se déconnecter le soir et le week-end afin d’éviter l’hyperconnectivité.
Contrôler ses salariés en télétravail : les méthodes interdites
Attention : tous les moyens ne sont pas bons pour contrôler le travail de ses salarié·es télétravail. Par exemple, la surveillance via l’utilisation de la webcam est strictement interdite, de même que le partage permanent de l’écran d’ordinateur. En plus d’être très contraignant, cela crée un climat néfaste entre vous et vos collaborateur·rices…
Enregistrer les frappes sur les claviers d’ordinateurs ergonomiques et les mouvements de la souris est également une pratique à proscrire sous peine d’amende. Bien entendu, l’enregistrement des appels téléphoniques appartient aussi à la catégorie des pratiques interdites.
Mais vous savez ce qui est autorisé ? Une communication transparente et bienveillante ! Celle-ci vous permettra de créer une culture d’entreprise positive à distance.
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